Organizujesz szkolenie i potrzebujesz sali szkoleniowej? Znalezienie odpowiedniej to nie lada wyczyn. Sprawdzasz ofertę w Internecie i wszystkie sale wydają Ci się „fajne”? Kiedy przychodzi jednak do ostatecznego wyboru, nagle nasuwa Ci się sporo pytań?

Z własnego doświadczenia wiemy, na co należy w mniejszym lub większym stopniu zwrócić uwagę podczas wynajmu sali szkoleniowej.

Wytycznych jest kilka:

MIEJSCE – skup się na tym, jakiego miejsca szukasz. Czy ma to być miejsce w retro stylu, czy jednak nowoczesny wystrój? Czy ma to być hotel czy raczej przestrzeń biurowa, a może bardziej kreatywna? Zastanów się nad charakterem szkolenia oraz grupą docelową. Miejsce dopasuj pod te właśnie kryteria, nie do końca kieruj się własnymi preferencjami. Pomyśl nad uczestnikami, gdzie będą czuli się komfortowo. Kiedy podejmiesz już tę decyzję to pomyśl nad lokalizacją. Musisz wybrać takie miejsce, by każdy mógł bezproblemowo dotrzeć komunikacją miejską lub autem pod wyznaczony adres. Jeśli uczestnicy będą dojeżdżać z innych miast to skup się na sali szkoleniowej, która ma dobre połączenie z Dworcem Kolejowym/Autobusowym lub koło którego znajduje się jakiś większy charakterystyczny punkt typu Centrum Handlowe itp.

TERMIN – ustal, czy szkolenie jest jedno czy kilkudniowe. Jest to o tyle ważne, by ustalić kwestie gastronomiczne, a także noclegowe. W przypadku szkoleń jednodniowych dowiedz się o przerwy kawowe – warto ustalić cenę takiej przerwy od osoby. Jeśli szkolenie będzie trwało od rana do wieczora, a nie chcesz by uczestnicy zabierali ze sobą kanapki ustal kwestię cateringu. Często podmioty wynajmujące sale szkoleniowe posiadają zaprzyjaźnione firmy cateringowe, które w razie potrzeby dowożą ciepły posiłek. Pamiętaj, że ciepły obiad pozwoli zregenerować siły uczestnikom szkolenia! Jeśli wybierasz szkolenie kilkudniowe to nie musisz brać pod uwagę szkolenia w hotelu. Możesz po prostu poszukać biura, które wynajmuje sale szkoleniowe, a w którego okolicy znajduje się hotel.

988_min

ZAPLECZE TECHNICZNE – w zależności od ilości uczestników oraz od specyfikacji szkolenia dowiedz się o różne możliwości układu miejsc (szkolne, panelowe tzw. teatralne, „podkowa”, stół w kształcie litery T lub L itp.). Dopytaj o konkretny sprzęt, ponieważ zazwyczaj przydaje się projektor oraz flipchart. Idealnie gdy sala szkoleniowa wyposażona jest nowoczesny sprzęt multimedialny wspomagający szkolenie czyli telewizor czy tablicę interaktywną.  Dowiedz się również, czy sprzęt, który potrzebujesz jest w cenie lokalu, czy płacisz za niego dodatkowo. Poproś o informację odnośnie Internetu – czy jest on przewodowy czy bezprzewodowy oraz czy jest on dostępny dla osób wynajmujących salę szkoleniową. No i oczywiście dopytaj o sanitariat, a także coś na zasadzie holu, by uczestnicy mogli odpocząć w trakcie przerw kawowych.

PARKING – zapytaj o miejsca parkingowe dla prowadzącego, jak i dla uczestników. Jeśli lokal takowych nie posiada to dowiedz się o ceny za parkowanie w strefie miejskiej oraz czy ewentualnie w pobliżu jest miejsce, które pod płatną strefę parkowania nie podlega.

OBSŁUGA – czy lokal posiada obsługę biurową, czy jest tylko „portiernia”, w której dostajemy klucz od sali szkoleniowej. Obsługa jest o tyle ważna, by dbać o uzupełnianie serwisu kawowego, ale również odpowiadać na wszelkie pytania, kierować uczestników w odpowiednie miejsce, a także pomóc w przypadku włączania prezentacji/podłączania wszelkich sprzętów.

WIZJA LOKALNA – wiemy, że najlepiej jest zobaczyć salę szkoleniową osobiście przed wynajmem. Nie zawsze jednak mamy taką możliwość, gdy organizujemy szkolenie w innym mieście. Poproś zatem o najaktualniejsze zdjęcia sali oraz przestrzeni od wejścia budynku do samej sali włącznie. Jeśli nie jesteś pewien zdjęć, które firma ma dodane na swojej stronie internetowej to śmiało zadzwoń lub zapytaj mailowo o większą ilość zdjęć. Przecież skoro masz płacić za wynajem sali to masz prawo zobaczyć cały jej wygląd. Czasami takie miejsca udostępniają tzw. wirtualny spacer, który umożliwa dokładniejsze przyjrzenie się Sali, aniżeli same zdjęcia. Zapytaj o to.

No i cena, ale tu nie będziemy się rozpisywać, ponieważ każdy posiada swój budżet. Dodatkowo dla jednego „drogo” będzie oznaczała kwota 100,00 zł/godz., a dla drugiego 30,00 zł, dlatego te kwestie zostawiamy dla każdego indywidualnie.

Mamy nadzieję, że nasz wpis pomoże Ci przy wyborze odpowiedniej sali szkoleniowej.

Jeśli jednak masz jeszcze jakieś wskazówki – pisz śmiało, bo z chęcią weźmiemy je pod uwagę! :)